Comment expliquer une boîte à clés à ses voyageurs ?
Trois phrases suffisent. Encore faut-il écrire la troisième, celle que presque personne n'écrit.
Pour expliquer une boîte à clés, écrivez trois choses : où elle se trouve avec un repère visible, comment on l'ouvre avec le code, et comment on la referme. La troisième est celle qu'on oublie.
La boîte à clés est devenue la façon la plus courante de remettre une clé sans être là. Elle marche bien, et elle produit malgré tout un appel de temps en temps, presque toujours pour la même raison.
Où elle se trouve
C'est la partie qui rate le plus souvent. « La boîte à clés est à côté de la porte » ne veut rien dire quand il fait nuit et qu'il y a trois portes.
Décrivez-la par son voisinage et par sa couleur : « boîte grise vissée sous la boîte aux lettres, à droite du portail ». Trois repères, une seule phrase. Et une photo, cadrée assez large pour qu'on situe la boîte dans le mur.
Boîte grise sous la boîte aux lettres, à droite du portail. Code 4471.
Comment on l'ouvre
Donnez le code, et dites ce qu'il faut faire ensuite, parce que les boîtes ne s'ouvrent pas toutes pareil. Certaines demandent de pousser un loquet, d'autres de faire glisser un couvercle, d'autres de brouiller les molettes avant d'entrer le code.
- Les molettes : « alignez les chiffres sur la ligne blanche, puis tirez le couvercle vers le bas »
- Les touches : « tapez le code, puis poussez le bouton du dessous »
- Les boîtes à anse : « le crochet se libère quand le code est bon, tirez vers le haut »
Une phrase de plus, et vous ne recevez plus l'appel de 21 h d'un voyageur qui a le bon code mais pas le bon geste.
Comment on la referme : la phrase oubliée
Presque personne ne l'écrit, et c'est pourtant celle qui vous coûte le plus cher. Une boîte laissée ouverte pendant une semaine, c'est la clé de votre maison accrochée dehors.
Écrivez-le simplement : « Remettez la clé dans la boîte au départ, refermez et brouillez les chiffres. » Une phrase, à répéter dans la rubrique du départ. C'est d'ailleurs le genre de consigne qui a sa place dans les consignes de départ.
Faut-il changer le code entre deux séjours ?
C'est plus prudent, surtout si la boîte est visible de la rue. Beaucoup d'hôtes le changent une fois par mois plutôt qu'à chaque séjour, ce qui reste raisonnable.
Le point important : si le code change, votre livret doit changer avec lui. C'est un argument pour un livret qui se corrige en deux minutes : voyez papier ou numérique.
Et si la boîte se bloque ?
Ça arrive : du gel, de la peinture, une molette qui accroche. Prévoyez une solution de secours et écrivez-la : un voisin qui a un double, un code de dépannage, votre numéro avec une ligne rassurante. Un voyageur qui sait qu'il existe un plan B ne panique pas.
Où la poser dans la maison
Le plus discret possible, et jamais en vue depuis la rue. Sous une boîte aux lettres, derrière un volet, à l'intérieur d'un porche. Une boîte fixée en évidence à côté de la porte signale à tout le monde qu'un logement est en location.
Évitez aussi le grillage et la descente de gouttière, où elle se voit et se manipule sans être vue. Un mur, une vis, un coin d'ombre : c'est ce qui marche.
Combien de clés mettre dedans
Le jeu complet, une seule fois. Deux jeux dans la boîte, c'est un jeu qui repart dans une poche. Si le groupe a besoin de deux clés, laissez la seconde à l'intérieur du logement, sur un crochet, avec un mot.
Dites aussi ce que la clé ouvre quand il y en a plusieurs : « la grande pour la porte d'entrée, la petite pour le portillon ». Trois mots, et personne ne force une serrure.
Ces paragraphes tiennent dans une rubrique de votre livret d'accueil, et ils y sont plus utiles que partout ailleurs.
— l'équipe Booky
Les questions qu'on nous pose
Une boîte à clés est-elle sûre ?
Autant que le code qu'on met dedans et que l'endroit où on la pose. Une boîte discrète, un code changé régulièrement, et le risque reste faible.
Faut-il donner le code dans l'annonce ?
Non. Il se donne au voyageur qui a réservé, la veille de son arrivée, dans un message ou dans le livret.
Que faire si le voyageur repart avec la clé ?
Ça arrive plus souvent qu'on croit. Une ligne dans les consignes de départ le prévient, et un rappel au dos de la porte finit le travail.