Livret d'accueil digital pour hôtel : que met-on dans les chambres ?

Le classeur de la chambre est un objet touchant et à peu près inutile : il est ouvert par une poignée de clients, il porte des tarifs de l'an dernier, et il faut le refaire à chaque changement. Un livret d'accueil digital d'hôtel règle les trois d'un coup.

Ce que le client cherche vraiment

Dans un hôtel, les questions posées à la réception sont d'une régularité désarmante. Dans l'ordre : le wifi, l'heure du petit-déjeuner, l'heure du départ, où se garer, et où manger ce soir.

Ces cinq réponses valent tout le reste du classeur. Si elles sont trouvables en dix secondes sur un téléphone, la réception récupère son temps pour ce qui demande vraiment une personne.

Ce qu'on met, chambre par chambre

Un hôtel a une tentation : écrire un seul livret pour tout l'établissement. C'est un tort dès que les chambres diffèrent. La climatisation du troisième étage ne se règle pas comme celle du rez-de-chaussée, et la chambre familiale a un lit d'appoint que les autres n'ont pas.

• Le commun : horaires, services, wifi, plan d'accès, adresses autour
• Le propre à la chambre : les équipements, la climatisation, le coffre, la vue, le balcon
• Ce qui ne change jamais : le nom, l'histoire de la maison, le mot d'accueil

Ce qui n'a rien à y faire

Les tarifs. Ils bougent, et un tarif faux affiché dans une chambre est une réclamation à la réception. Les partenaires qui ne sont plus partenaires. Et le règlement intérieur en douze articles : personne ne le lit, et ce qui compte vraiment se dit en trois phrases, à l'endroit où le geste se fait.

Le petit-déjeuner est servi de 7 h à 10 h 30, dans la salle du bas. Réveil plus tôt ? Dites-le-nous la veille.

Où poser le code à scanner

Sur le bureau de la chambre, à la place du classeur, et à la réception. Le premier sert au client installé, le second à celui qui arrive et qui n'ose pas demander. Le détail de la pose est traité dans où mettre le QR code dans le logement.

Un point que les hôtels découvrent tard : le code doit rester lisible après un an de ménage. Une carte plastifiée ou gravée tient ; une feuille imprimée blanchit.

Les langues, et pourquoi ça compte plus ici

Un hôtel reçoit plus d'étrangers qu'une maison de vacances, et la réception n'est pas toujours ouverte quand ils arrivent. Un livret qui se traduit tout seul répond à 3 h du matin dans la langue du téléphone, ce qu'un classeur ne fera jamais. Vérifiez quand même les deux ou trois phrases qui portent une consigne de sécurité : ce sont les seules où une traduction approximative coûte quelque chose.

Ce que la réception récupère

Le calcul se fait sur une semaine : comptez les passages au comptoir qui portent sur le wifi, le petit-déjeuner et l'heure du départ. Ce sont ceux-là que le livret absorbe, et ils tombent presque toujours au moment où la réception est la plus occupée, entre 17 h et 19 h.

Ce qui reste au comptoir est ce qui mérite vraiment une personne : une chambre qui ne convient pas, un besoin particulier, un conseil qu'on ne trouve écrit nulle part. Un hôtel ne remplace pas son accueil par un code, il lui rend le temps de le faire bien.

Ce que ça change pour l'équipe

Une information corrigée une fois est corrigée pour toutes les chambres, sans réimprimer ni retourner les classeurs un par un. C'est le vrai gain quand l'établissement compte plus de dix chambres, et c'est le même raisonnement que pour un parc de logements : voyez équiper cinquante logements.

Vous pouvez en composer un et le tester sur une seule chambre avant de le poser partout.

— l'équipe Booky

Les questions qu'on nous pose

Faut-il un livret par chambre ou un pour tout l'hôtel ?

Un commun pour l'établissement, et une partie propre à la chambre dès que les équipements diffèrent d'un étage à l'autre.

Le client doit-il installer une application ?

Non. Il scanne le code posé dans la chambre et la page s'ouvre, sans installation ni compte à créer.

Que devient le classeur papier ?

Il peut rester, allégé : le nom de la maison, un mot d'accueil, le code à scanner. Rien qui change de saison en saison.

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